Tips om veilig online te vergaderen

Zoom, Teams, Google Hangouts Meet… Voor de coronacrisis hadden we er nog nooit van gehoord, maar nu zijn deze tools voor de gemiddelde organisatie onmisbaar. We vergaderen steeds meer online en dat is geen slechte ontwikkeling, maar we moeten hier wel goed mee omgaan. Want hoe kun je die online vergadering zo veilig mogelijk laten verlopen? Dat vertellen wij je graag.

Deel geen vertrouwelijke informatie

Vergaderingen over koetjes en kalfjes kun je best online laten plaatsvinden. Gaan vergaderingen echter over zeer vertrouwelijke en gevoelige onderwerpen, wees dan op je hoede. Er zijn op dit moment nog geen 100% veilige oplossingen om vertrouwelijke en gevoelige onderwerpen online te bespreken. Voor echt gevoelige meetings kun je dus toch beter op kantoor verzamelen.

Maak afspraken met elkaar

Je kunt ook documenten of zelfs je beeldscherm delen via applicaties als Zoom en Teams. Handig, maar niet altijd even verstandig. Om problemen te voorkomen, maak je afspraken met elkaar over het delen van documenten en beeldschermen. En maak je een opname van een videovergadering? Maak dan ook afspraken over het delen van deze opname. Vraag ook altijd toestemming voor het opnemen van de meeting aan alle aanwezigen.

Check het privacybeleid van je leveranciers

Een vergadering via Zoom, Teams of Google Hangouts Meet? Lees dan eerst de privacyvoorwaarden van de leverancier(s). Check vooral welke informatie een leverancier verzamelt en waarom. Maak je gebruik van een product van een leverancier buiten de EU? Lees de voorwaarden dan extra kritisch.

Daarnaast vraagt een leverancier altijd om bepaalde persoonsgegevens. Niet-noodzakelijke persoonlijke data kun je beter niet geven. Denk hierbij aan je LinkedIn ID en de naam van je werkgever. Bij veel applicaties ben je alleen verplicht je e-mailadres, je naam en je wachtwoord in te stellen. De andere, niet-verplichte gegevens, kun je het beste achterwege laten.

End-to-end encryptie

Met end-to-end encryptie wordt het beeld, geluid en de chat van een vergadering versleuteld. Hierdoor is deze niet meer toegankelijk voor derden, maar alleen voor de deelnemers van een vergadering. Wil je voorkomen dat iemand mee kan gluren tijdens je meeting? Maak dan alleen gebruik van tools die end-to-end encryptie hebben.

Let op: end-to-end encryptie staat niet altijd ingeschakeld. Soms moet je dit zelf instellen. Controleer daarom altijd de instellingen voor je een meeting in gaat. En belt er iemand in met zijn of haar telefoon? Doe dan een dubbelcheck op de instellingen. Door het inbellen vanaf een ander apparaat kan de end-to-end encryptie namelijk verstoord worden.

Informeer je medewerkers

Tot slot is het erg belangrijk om je medewerkers te informeren over de risico’s van online vergaderingen. Geef aan wat er wel en niet kan en waar mogelijke gevaren schuilen. Wist je bijvoorbeeld dat er regelmatig phishingmails worden verstuurd die op de invite voor een online meeting lijken? Om te voorkomen dat een van je medewerkers in een phishingmail trapt, is dit soort voorlichting cruciaal.

Heb je hulp nodig met het informeren van je medewerkers? Bel ALICE & BOB. Wij vertellen jou en je medewerkers graag meer over online veiligheid en veilige online vergaderingen. Ook kunnen we je helpen om jouw online vergaderomgeving te beveiligen. Meer weten of direct een afspraak maken? Neem gerust contact met ons op.